Kaip suskirstyti laiką į priekį ir išvengti blaškymosi Susikaupę patarimai Našumo įrankiai efektyviam laiko valdymui

Dwightas Eisenhoweris.

34-asis JAV prezidentas.



Vyriausiasis sąjungininkų pajėgų Europoje vadas Antrojo pasaulinio karo metais.

Vyras, kuris pradėjo programas, kurios paskatino NASA, interneto ir tarpvalstybinių greitkelių sistemos įkūrimą.

Užimtas žmogus.



Ir sprendžiant iš jo veiksmų - žmogus, kuris padarė efektyvus ir produktyvus laiko naudojimas.

Garsiausia Eisenhowerio naudojama produktyvumo strategija vadinama „Eisenhower Box“arba šiuolaikinis variantas - Prioritetinė matrica.

Paprasta sprendimų priėmimo priemonė, prioritetinė matrica leidžia išlaikyti blaškymąsi toli gražu, tuo pačiu sutelkiant dėmesį į svarbiausias dienos užduotis.



The prioritetinė matrica leidžia jums:

  • Nustatykite iš pirmo žvilgsnio, ką reikia padaryti.
  • Perkelti užduotis apie tai, kaip svarbu ar skubu.
  • Turi apžvalga kur reikia sutelkti savo dėmesį trumpuoju ir ilguoju laikotarpiu.
  • Likite viršuje visų jūsų darbų sąrašų.

Atsisiųskite aukštos kokybės spausdinamą „Eisenhower Matrix“ versiją čia.

Spustelėkite čia, jei norite žiūrėti „YouTube“ vaizdo įrašą Kaip nustatyti prioritetus

Jei norite žiūrėti, spustelėkite čia Našumo įrankiai laiko valdymui


Kas yra
Prioritetinė matrica?

prioritetas-matrica-maža

Spustelėkite vaizdą, jei norite atsispausdinti „Matrix“ darbalapį

Prioritetinė matrica turi dvi dimensijas - pirmoji yra svarba (svarbu / nesvarbu), o antrasis yra skubumas (skubu / neskuba).

Kiekviena užduotis klasifikuojama pagal šiuos kvadratus, o tada sprendžiama pagal kvadrantą, kuriam jie priklauso.

Visos užduotys yra suskirstytos į šiuos 4 kvadratus:

  • Svarbu ir skubu
  • Nėra skubu ir svarbu
  • Nesvarbu ir skubu
  • Nesvarbu ir neskubi

1 kvadratas - svarbus ir skubus

Mokomasi susikaupti ties būtiniausiais yra raktas į sėkmę.

Išmokti valdyti save ir savo laiką - tai išskiria sėkmingus, o ne tuos, kurie žaidžia laiką. Tai užduotys, turinčios terminą ir didelę investicijų grąžą.

Jiems tiesiog reikia padaryti!

Akivaizdu, kad turime atlikti užduotis šiame kvadrante, nes jie yra svarbūs, ir pirmiausia turėtume juos atlikti, nes jie yra skubūs. Paprastai, jei trūksta laiko, pirmiausia turėtume atlikti šias užduotis.

Kartais mes neturime pasirinkimo, tačiau leidimas viskam pasiekti šį tašką turi neigiamos įtakos mūsų veiklai ir gyvenimo kokybei.

  • Svarbūs terminai - Jei jūsų įmonė ruošiasi produkto pristatymui, reikia nedelsiant atlikti visas su pristatymu susijusias užduotis.
  • Krizės - Gyvenimas kupinas netikėtų staigmenų. Yra situacijų, kurių negalėjote suplanuoti net įžvalgiai. Kas laikoma krize? Visos užduotys, kurios yra labai svarbios laiku ir turi didelių pasekmių.
  • Šeima - Jei esate tėvas, bet koks spektaklis ar žaidimas, kuriame dalyvauja jūsų vaikas, turėtų būti šioje kategorijoje. Ypač jei reikia tam tikro pasiruošimo (pavyzdžiui, kelionės per naktį).
  • Paskutinės minutės pasiruošimas - Į šį kvadrantą gali patekti egzaminas, kuris sunaudoja jūsų dėmesį, greičiau nei tikėtasi pasirodžiusi prezentacija ar netikėta verslo galimybė.

Čia kyla pavojus, kad mes manome, kad daugelis dalykų patenka į šią kategoriją, kai ne, jie turėtų patekti į skubu ir nesvarbu Kategorija.

Paklauskite savęs, ar atliekama užduotis yra neatidėliotina ir svarbi. Bet kokia užduotis, turinti finansinių pasekmių jūsų įmonei, turi pirmenybę prieš klientų aptarnavimo užklausą.

eizenhauerio matrica2 kvadratas - svarbus ir neskubus

Šiame kvadrante sprendžiame užduotis po to spręsdamas užduotis 1 kvadrante.

2 kvadranto užduotys nėra skubios, tačiau joms vis tiek reikia skirti dėmesio. Jei jų nepaisys, jie pereis į 1 kvadrantą. Geriau spręsti šias užduotis, kol jos netaps skubu ir svarbu.

Kodėl?

Kadangi 1 kvadranto užduotyse yra 2 problemos - jos yra ribotos laiko, tai gali sukelti stresą ir nerimą bei paveikti mūsų darbo kokybę.

  • Kasdieniškos užduotys - Savaitinių ataskaitų rengimas yra užduotis, kurią galima suvokti kaip kasdienybę. Jas lengva atidėti vėliau. Jei nieko nedarysime, per savaitę atliksime šią užduotį taps svarbiu ir skubiu. Paruoškite tokių užduočių planą, kaip jas atlikti tinkamu laiku.
    Į šį planą gali būti įtraukti tokie veiksmai, kaip duomenų rinkimas, kolegos nuomonės prašymas, juodraščio rašymas, juodraščio redagavimas, išsiuntimas mūsų viršininkui, nustatymas pristatymo laikui ir pristatymas.
  • Sveikata - Sveika mityba ir mankšta yra gyvybiškai svarbūs jūsų sveikatai. Nelaukite, kol gydytojas diagnozuos jus.
  • Santykiai - Mano draugas Jordanas Harbingeris kalba apie kasdamas šulinį, kol neištroški. Investuokite į bet kokio tipo santykius, kol jums teks kreiptis į asmenį.
  • Savęs ugdymas ir ilsėkis yra neskubių kategorijoje, tačiau jie yra labai svarbūs.

Jei nesirūpinsime užduotimis 2 kvadrante, atsidursime situacijoje, kai mums trūksta laiko. Rezultatas - mes patiriame stresą, dirbame vėlai vakare ir gauname nemalonius rezultatus.

Taigi, 2 kvadrantas (svarbus ir ne skubus) nusipelno rimto dėmesio.

q3 eizenhauerio matrica3 kvadratas - skubus ir nesvarbus

Tai yra apgaulingiausias kvadrantas. Juk kodėl turėtume vargti su nesvarbiomis užduotimis?

Kas daro šias užduotis skubias? Daug kartų kiti žmonės bando priversti mus atlikti šias užduotis.

Jie yra laiko plėšikai. Būdas sumažinti šią problemą yra tiesiog apsaugoti savo laiką.

Pavyzdžiui, jei kas nors reikalauja nedelsiant su jumis kalbėtis asmeniškai, o tai reiškia, kad jums reikia keliauti ne iš savo biuro, sužinokite, kodėl tas susitikimas yra toks skubus. Galbūt vietoj to galite paskambinti telefonu, o galbūt tas asmuo kitą savaitę bus jūsų vietovėje.

Yra išsiblaškymai, kurie šokinėja priešais mus sakydami „atkreipk man dėmesį“. Tai gaisrai, kuriems tikrai nesvarbu, jei jie sudegs.

  • Socialinė žiniasklaida yra vienas didžiausių kaltininkų, atitraukiančių mūsų dėmesį. Jums reikia atstovauti socialiniuose tinkluose, tačiau apribokite laiką, suplanuokite savo įrašus ir, jei galite, paprašykite, kad kažkas kitas tvarkytų jūsų verslo socialines paskyras.
  • Draugai, prašantys malonės - Situacijos, užmaskuotos kaip ekstremali situacija, iš tikrųjų gali laukti jūsų dėmesio. Būkite drausmingas sakydamas ne atrodo, kad netikras pavojaus signalas.
  • Socialinė veikla - Saikingai socialinė veikla (ceremonijos, vakarėliai, susibūrimai) suteikia balanso mūsų įtemptam šiuolaikiniam gyvenimui. Tai yra užduotys, kurių tikriausiai neturėtumėte atlikti, nebent neturite nieko kito.

Neišleiskite jėgų užduotims, kurios nėra skubios ir nesvarbios - jie sugaiš jūsų laiką.

Tokiu atveju - jūsų labui naudinga pasirinkti pomėgį ar įprotį, kuris jums bus naudingas ilgainiui. Medituokite, mankštinkitės, mokykitės naujos kalbos ar instrumento - visko, kas skatina ir palaiko jūsų susidomėjimą.

q4 eizenhauerio matrica4 kvadratas - neskubus ir nesvarbus

Šio kvadrato užduotys gali tapti rimta laiko švaistytoja. Kai tame kvadrante nustatote užduotį, pabandykite ją atšaukti. Jei negalite jo visiškai pašalinti, pabandykite sumažinti laiką, kurį praleidžiate šiai užduočiai atlikti. Pradėkite tvarkyti „neveikiančių“ sąrašą ir venkite savo laiko užpildyti užduotimis, kurios jūsų dienai neturi tikro tikslo.

  • „Netflix“ - Televizijos laidų ir filmų žiūrėjimas internete atrodo malonus išsiblaškymas. Šitie yra laiko švaistytojai kurie nėra planuojami. Stebėkite, kiek laiko skiriate užduotims, kurios nėra skubios ir nesvarbios.
  • „Messenger“ ir žinučių siuntimo paslaugos - Jei tai galima pasakyti per greitą telefono skambutį, pasirinkite sutaupyti laiko, o ne siųsti kelis pirmyn ir atgal tekstinius pranešimus.

Jei visos jūsų užduotys tinka šiam kvadrantui - sveikiname, jūs gyvenate laisvalaikį!

Dabar tai nėra tikrovė daugumai iš mūsų. Tačiau - užduotis, kurias priskiriame prie neskubių ir nesvarbių, atlikti yra lengviausia. Juos įvykdę, mes pasiekiame jausmą.

Atidžiai stebėkite kiekvieną kvadrantą. Jei reikia - padalykite kiekvieną pagrindinę užduotį į užduotis.

Pradėkite užduotis laiku, net jei jie dabar neatrodo skubūs. Priešingu atveju jūs išleisite daug pastangų, siekdami abejotinų rezultatų ... nesilaikydami savo užduočių atliksite gerus rezultatus ir išlaikysite gerą gyvenimo kokybę.

Naudinga diagrama yra dienos laiko valdymo veiklos diagrama kartu su prioritetine matrica. Prioritetinės matricos grožis yra tas, kad daugelį šių užduočių galima pakeisti, atsižvelgiant į jūsų gyvenimo sezonus.

Prisiminti - tai, kas svarbu, retai būna skubu, o kas skubu - retai. -Dwightas Eisenhoweris

Kaip susikurti savo prioritetinę matricą?

Atsisiųskite aukštos kokybės spausdinamą „Eisenhower Matrix“ versiją čia.